LkSG-Ver­fah­rens­ord­nung

Nachfolgend wird die Verfahrensordnung für das für uns gültige Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) beschrieben.

Anwendungsbereich

Das Beschwerdeverfahren steht offen für alle Hinweise und Beschwerden, die mögliche Verstöße und Risiken innerhalb von Imperial Brands oder entlang unserer Lieferketten betreffen. Grundsätzlich kann das Beschwerdeverfahren für alle Arten von möglichen Verstößen und Risiken genutzt werden. Die nachfolgenden Aufzählungen sind daher nicht abschließend.

Mögliche Menschenrechtsrisiken und -verstöße können sich dabei insbesondere auf die folgenden Themen beziehen:

• Kinderarbeit
• Zwangsarbeit und alle Formen der Sklaverei
• Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren
• Missachtung der Koalitionsfreiheit, Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen
• Ungleichbehandlung in der Beschäftigung
• Vorenthaltens eines angemessenen Lohns
• Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlage durch Umweltverunreinigungen
• Widerrechtliche Verletzung von Landrechten
• Beauftragung oder Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können
• Tun oder pflichtwidriges Unterlassen, das unmittelbar geeignet ist, in besonders schwerwiegender Weise eine geschützte Rechtsposition (= weitere Menschenrechte) zu beeinträchtigen und dessen Rechtswidrigkeit bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offensichtlich ist

Potenzielle, melderelevante umweltbezogene Risiken und Verstöße können insbesondere die folgenden sein:

• Verstoß gegen ein aus dem Minamata-Übereinkommen resultierenden Verbot, das den Schutz der menschlichen Gesundheit und der Umwelt vor anthropogenen Emissionen und der Freisetzungen von Quecksilber und Quecksilberverbindungen in die Luft, das Wasser und den Boden zum Ziel hat
• Verstoß gegen das Verbot der Produktion und/oder Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich der Stockholm-Konvention (POP) sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen
• Verstoß gegen das Verbot der Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des „Basler Übereinkommens über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle und ihrer Entsorgung“ vom 22. März 1989

Beschwerdekanäle

Hinweise und Beschwerden können über die etablierten Kanäle bei Imperial Brands und Reemtsma abgegeben werden. Insbesondere ist dies der von Imperial Brands unterhaltene "Speaking Up"-Service als interne Meldestelle und zentrale Möglichkeit, Hinweise an das Unternehmen zu geben. Der "Speaking Up"-Service ermöglicht es, anschließend mit der Meldestelle in Kontakt zu bleiben – auf Wunsch auch anonym.

Der „Speaking Up“-Service ist über die folgenden Möglichkeiten zu erreichen:

• Online-Meldung über das "Whistleblower Network" von Imperial Brands (auf Wunsch anonym)
• Telefonisch über +49 (0)800 5892841 unter Angabe des Codes 25492 (auf Wunsch anonym)
• Intern beim Bereich "Legal Governance" von Group Legal von Imperial Brands, zum Beispiel über die E-Mail-Adresse Governance.Team@impbrands.com

Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Um über Ihren Desktop-Computer oder ein mobiles Gerät auf das System zuzugreifen, besuchen Sie bitte https://imperialbrands.whistleblowernetwork.net.

Im System können Sie dann eine schriftliche Meldung formulieren oder eine Sprachnachricht aufzeichnen (aktuell nicht auf iOS unterstützt) und bei Bedarf auch Dokumente, Fotos oder Videos anhängen, die Ihre Meldung belegen. Wenn Sie sich für eine Sprachnachricht entscheiden, wird Ihre Stimme digital unkenntlich gemacht, um Ihre Identität zu schützen, falls Sie lieber anonym bleiben möchten.

Wenn Sie es wünschen, bleibt sämtliche Kommunikation mit uns anonym.

Ganz gleich aber, für welche Option Sie sich entscheiden, Sie werden in jedem Fall gebeten, ein gesichertes Postfach anzulegen, über das wir sicher und effektiv mit Ihnen über das System kommunizieren und Ihnen Feedback geben können. Wir empfehlen, sich auf diese Weise verfügbar zu halten, da wir den Fall möglicherweise nicht ohne weitere Informationen von Ihnen abschließen können.

Wenn Sie ein Postfach erstellen, wird Ihnen eine Fall-ID zugeteilt, und Sie müssen ein Passwort wählen. Diese Fall-ID und dieses Passwort können Sie verwenden, um Zugang zum Postfach zu erhalten und nachzusehen, ob Sie Nachrichten und Fragen erhalten haben. Das Postfach kann nicht mit Ihnen in Verbindung gebracht werden und ist anonym.

Eingehende Hinweise und Beschwerden prüfen wir darauf, ob sie einen Bezug zu möglichen menschenrechts- oder umweltbezogenen Risiken oder Verstößen haben.

Alle eingehenden Meldungen werden bei uns intern dokumentiert. Sofern Sie den "Speaking Up"-Kanal nutzen oder uns auf andere Weise eine Kommunikation mit Ihnen ermöglichen, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung für Ihre Meldung, üblicherweise innerhalb einer Woche. Soweit erforderlich, werden wir uns auch mit etwaigen Nachfragen zur weiteren Aufklärung an Sie wenden. Wenn ein Risiko oder Verstoß identifiziert wurde, ergreifen wir die erforderlichen Abhilfe- bzw. Präventionsmaßnahmen und, falls diese länger dauern und es angemessen ist, werden wir Sie von Zeit zu Zeit über den Fortschritt informieren. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, erhalten Sie von uns eine Abschlussnachricht.

Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung

Unsere "Speaking Up"-Richtlinie und unser Verhaltenskodex stellen klar, dass sämtliche Hinweise so anonym und vertraulich wie möglich behandelt werden und dass wir keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen dulden, die sich mit Hinweisen oder Beschwerden an uns wenden oder uns bei einer Untersuchung helfen.

Hinweise und Beschwerden werden von unserer Konzernrechtsabteilung entgegengenommen und bearbeitet. Dies gewährleistet die Integrität des Verfahrens, die Unparteilichkeit und Weisungsunabhängigkeit der Meldestelle und die Verschwiegenheit des Verfahrens.

Kosten

Das Verfahren ist für die Hinweisgeber kostenfrei.

Ansprechpersonen

Die über den "Speaking Up"- Service erreichbare Meldestelle ist im Bereich "Legal Governance" bei Group Legal von Imperial Brands angesiedelt. Sie wird eingehende Hinweise und Beschwerden bearbeiten, an die zur Abhilfe zuständigen Stellen weiterleiten und – soweit erforderlich – weitere Maßnahmen koordinieren.

Für Fragen sind wir außerdem erreichbar über die E-Mail-Adresse Governance.Team@impbrands.com.